Inleiding

Aangezien ik ben geregistreerd als advocaat dient Pijnse van der Aa B.V. een kantoorhandboek te hebben conform de door de Nederlande Orde van Advocaten (NOvA) gestelde voorwaarden. In het kantoorhandboek staan de werkwijzen van het kantoor beschreven, die van toepassing zijn in de situatie dat ik als advocaat optreedt. Het kantoorhandboek bevat beschrijvingen conform artikel 6.4 van de Voda (beschrijving werkwijze) en de artikelen 31 (dossierbeheer) en 32 (kantoorhandboek) van de Roda. Regelmatig worden er intern wijzigingen in het kantoorhandboek doorgevoerd omdat werkwijzen aangescherpt worden of omdat wet- en regelgeving wordt gewijzigd. Ook komen er periodiek updates beschikbaar vanuit de NOvA.

Het kantoor en rechtsgebieden

Pijnse van der Aa B.V. is een zelfstandig gevestigd advocatenkantoor in Leiden, in het arrondissement ‘s-Gravenhage met Financieel recht als hoofdrechtsgebied. Op grond van deze registratie is de bij Pijnse van der Aa B.V. werzame advocaat verplicht elk kalenderjaar volgens de normen van de NOvA tien opleidingspunten te behalen op het geregistreerde hoofdrechtsgebied.

Vakbekwaamheid

Een goede en efficiënte rechtsbedeling vergt een hoge mate van vakbekwaamheid van advocaten. Elke advocaat dient vakbekwaam te zijn. Onder vakbekwaamheid wordt verstaan de professionele kennis en kunde die nodig is voor de uitoefening van de praktijk. Dat houdt in dat de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gedegen kennis heeft van het materiële en formele recht op de rechtsgebieden waarop hij de praktijk uitoefent. Tevens bezit de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de kunde, dat wil zeggen de vaardigheden, die hij nodig heeft om de praktijk naar behoren uit te oefenen.

Een advocaat moet zich ervan bewust zijn dat hij de expertise op een bepaald terrein niet bezit. In dat geval zal de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gebruik maken van een ander die wel ter zake deskundig is. Dat kan zien op juridische kennis, kennis van het beroep advocaat, maar ook op technische of theoretische kennis op een ander terrein, bijvoorbeeld accountancy.

Behalen opleidingspunten

Ons uitgangspunt is dat wij ons zo goed mogelijk kunnen blijven ontwikkelen ten behoeve van de praktijkvoering. Dit betekent dat een vakinhoudelijke opleiding voorop staat en er niet alleen aandacht is voor de verplichte studiepunten. De bij Pijnse van der Aa B.V. werzame advocaat zorgt ervoor dat hij zijn punten haalt door bijvoorbeeld het volgen van cursussen op onze rechtsgebieden bij door de algemene raad erkende opleidingsinstellingen en het schrijven van juridisch inhoudelijke artikelen.

Gestructureerde feedback

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is gehouden ieder jaar deel te nemen aan een kwaliteitstoets in de vorm van gestructureerde feedback. Gestructureerde feedback is een manier om met collega’s of vakgenoten te leren van ervaringen, problemen, successen en uitdagingen in de dagelijkse werkpraktijk. Die verdieping van kennis, inzicht en vaardigheden moet leiden tot effectiever professioneel gedrag. Advocaten kunnen kiezen uit 3 vormen van gestructureerde feedback: intervisie, peer review en gestructureerd intercollegiaal overleg.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat neemt een aantal keer per jaar deel aan gestructureerd intercollegiaal overleg met collega’s buiten het kantoor. Hier staan vraagstukken met betrekking tot de dagelijkse praktijkvoering centraal en wordt met elkaar van gedachten gewisseld over de juridische en niet-juridisch-inhoudelijke aspecten van het werk. Hierbij kunnen zowel vakinhoudelijke vragen worden gesteld als vragen over gedragsrecht, het optreden in het publieke domein als vertegenwoordiger van de beroepsgroep, het opstellen van een ontwikkelplan, de vormgeving van de praktijkvoering, enzovoorts. Door dit overleg wordt aandacht gegeven aan verschillende elementen van professionaliteit. De kwaliteitsbevordering behelst immers meer dan alleen het beheersen van vakinhoudelijke kennis.

Authenticatiemiddel

Voor fysieke legitimatie als advocaat in de gevallen waarin dit bij of krachtens enige wet verplicht is, en voor beveiligde digitale communicatie met een aantal webapplicaties van de NOvA en andere organisaties zoals het digitale loket van de Rechtspraak, hebben advocaten een advocatenpas. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat heeft een eigen pas.

Als zich iets voordoet waardoor de geldigheid van de pas in het geding kan komen, maakt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat daarvan direct schriftelijk melding bij de helpdesk van QuoVadis.

Dat doet de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat in elk geval bij ernstige beschadiging, verlies of diefstal van mijn advocatenpas, ernstige beschadiging, verlies of diefstal van de advocatenpas van een door ons gemachtigde kantoormedewerker of de contactpersoon, of intrekking van de bevoegdheid gebruik te maken van de advocatenpas door een daartoe gemachtigde kantoormedewerker of de contactpersoon, niet zijnde de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat.

Verzekering beroepsaansprakelijkheid

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is adequaat verzekerd tegen het risico van beroepsaansprakelijkheid.De verzekering dekt per advocaat of indien van toepassing per samenwerkingsverband ten minste schade tot een bedrag van € 500.000 per aanspraak en tot ten minste 2 maal dat bedrag per verzekeringsjaar. De verzekering dekt mede de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat voor handelingen en nalatigheden van personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn. De verzekering dekt de schade voortvloeiend uit alle werkzaamheden die gerekend kunnen worden tot de beroepsuitoefening bij Pijnse van der Aa B.V.

Verrichten en aanvaarden van betalingen

Uitgangspunt bij het betalingsverkeer van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is dat geldbewegingen giraal plaatsvinden. Contant betalingsverkeer dient zoveel mogelijk te worden vermeden. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat doet de dossier gerelateerde betalingen. Indien mogelijk dienen deze opdrachten vergezeld te gaan van door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat opgestelde facturen. De financieel verantwoordelijke verwerkt de betalingsopdrachten en voert deze binnen de aangegeven tijd uit. Hetzelfde geldt voor betalingen ten laste van de rekening van de stichting beheer derdengelden kantoor. Betalingen ten laste van deze derdengeldenrekening worden uitgevoerd in overeenstemming met de voor derdengelden geldende regelgeving en de beschrijving derdengelden.

Facturen betreffende uitgaven ten behoeve van het kantoor worden door de financieel verantwoordelijke gecontroleerd. De algemene regel is dat betalingen slechts giraal worden verricht of aanvaard, tenzij er feiten of omstandigheden zijn die contante betaling rechtvaardigen. Indien er contante betalingen worden verricht of aanvaard van € 5.000,- of meer in een zaak of in een periode van ten hoogste een jaar ten behoeve van dezelfde cliënt, dient eerst overleg met de deken plaats te vinden. Dit overleg vindt plaats voorafgaand aan de betaling die wordt verricht of aanvaard, of, indien dat redelijkerwijs niet mogelijk is, onverwijld na die betaling. In de administratie wordt verwerkt dat dit overleg heeft plaatsgevonden. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat mag slechts gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken aannemen, indien hij zich ervan heeft vergewist welke gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken het betreft en de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zich ervan heeft overtuigd dat dit in het kader van een door hem behandelde zaak een redelijk doel dient (artikel 6.20, van de Voda).

Betalingen door cliënten ten behoeve van de dossierbehandeling worden door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat afgewikkeld. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat controleert of een eventuele contante betaling gerechtvaardigd is en of deze gemeld moet worden op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft). Voor meer informatie hierover wordt de beschrijving ten aanzien van de Wwft gevolgd. Indien de betaling kan worden aangenomen, wordt zowel door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat als door de cliënt voor de betaling getekend. Een kopie van het ontvangstbewijs wordt in de kasadministratie gearchiveerd.

Indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat wordt verzocht derdengelden te betalen aan de cliënt neemt hij de beschrijving derdengelden in ogenschouw.

Financieel beleid

Binnen Pijnse van der Aa B.V. is één persoon, namelijk Floris Pijnse van der Aa, eindverantwoordelijk voor een gedegen administratie van de uren, declaraties, debiteurenbeheer, tariefstelling, betalingsverwerking, toevoegingen en schriftelijke bevestigingen van overboekingen van derdengelden. Daarnaast bewaakt hij het financiële beleid en de budgetten. Minimaal eens per kwartaal maakt hij tevens een overzicht van het verloop van de budgetten.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat voert een gedegen registratie van uren, declaraties en zaken welke in aanmerking komen voor toevoeging. Deze registratie wordt vastgelegd in een administratiesysteem. Het administratiesysteem biedt de mogelijkheid om te zien of door cliënten en andere partijen aan hun betalingsverplichtingen is voldaan.

Urenverantwoording

Nauwkeurige vastlegging van voor cliënten gemaakte uren is vereist. In de eerste plaats is dit nodig om te kunnen declareren, maar het kan ook door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat worden gebruikt om inzicht te krijgen in het effectief functioneren. Daarnaast kan het de herkomst / het uitblijven van de omzet verklaren.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat legt minimaal alle dossier-gerelateerde urenbestedingen per dag vast in een urenregistratiesysteem. De urenbesteding moet elke dag, en bij voorkeur direct na de verrichte werkzaamheden, worden genoteerd. Dit voorkomt het lekken van uren.

Declaratie

Tenminste maandelijks worden de voor cliënten gemaakte uren als declarabel geregistreerd op basis van de urenregistratie. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat controleert aan het begin van de maand of hij zijn urenregistratie van de afgelopen maand geheel op orde heeft, en werkt dit zo nodig bij.

Vervolgens worden door de financieel verantwoordelijke declaratievoorstellen gemaakt. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat controleert de declaratievoorstellen op urenbesteding en tarief. Waar nodig dienen correcties op de voorstellen te worden vastgelegd.

Eventueel kan de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat besluiten de declaratie te matigen. Pas nu is immers inzichtelijk of de bestede tijd in verhouding staat tot de inspanning en/of bereikte resultaten. Mocht de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat van mening zijn dat te veel tijd is geregistreerd, dan blijft minder tijd in rekening brengen mogelijk. Deze werkwijze heeft als voordeel dat voor de cliënt inzichtelijk wordt dat meer tijd is besteed dan in rekening is gebracht.

Eveneens kan de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat aangeven dat hij het declareren nog even wil uitstellen. De financieel verantwoordelijke ziet toe op een spoedige terug ontvangst van de declaratievoorstellen. De definitieve declaraties worden tijdig verzonden. Een kopie van de declaratie wordt in het dossier van de desbetreffende cliënt opgenomen.

Interne financiële overzichten

Het streven is om binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is verplicht zijn administratie op een ordelijke wijze te voeren. Hiertoe voert de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de administratie van zijn praktijk en bewaart hij de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Derdengelden

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is verplicht om, indien hij derdengelden ontvangt, een stichting derdengelden ter beschikking te hebben teneinde de derdengelden afgescheiden te houden van het vermogen van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat respectievelijk van het kantoor.

De stichting derdengelden wordt uitsluitend gebruikt voor derdengelden. Indien de stichting derdengelden ontvangt, heeft de stichting daarvoor een bankrekening beschikbaar.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat houdt zo min mogelijk en zo kort mogelijk derdengelden onder zich via de stichting derdengelden. Met ontvangen derdengelden (en alle handelingen daaromtrent) wordt bijzonder zorgvuldig omgegaan. Dit betekent dat de status van de ontvangst en eventueel gemaakte afspraken over (het tijdstip van) de betaling en verrekening van derdengelden uit de administratie en/of het dossier blijkt. Conform de geldende regelgeving op dit gebied mogen derdengelden uitsluitend worden uitgekeerd aan de rechthebbende, en zodra de gelegenheid zich voordoet. Het is niet toegestaan derdengelden in strijd met hun bestemming te gebruiken.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat ziet erop toe dat derdengelden als regel rechtstreeks naar de rechthebbende worden overgemaakt. Het kan zijn dat er goede redenen zijn van deze regel af te wijken en voor derdengelden gebruik te maken van de stichting derdengelden. In de correspondentie vermeldt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat duidelijk dat de derdengelden dienen te worden overgemaakt naar de stichting derdengelden. Mocht de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat desondanks derdengelden op de kantoorrekening ontvangen, dan wordt dit zodra de gelegenheid zich voordoet overgemaakt hetzij naar de rechthebbende, hetzij naar de stichting derdengelden. Deze handeling wordt steeds afzonderlijk geregistreerd met vermelding van: het ontvangen bedrag, de datum en wijze van ontvangst, de datum van overmaking, de begunstigde, de naam van de behandelend advocaat.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat kan met de rechthebbende schriftelijk overeenkomen dat derdengelden worden aangewend ter voldoening van een eigen declaratie. Indien de rechthebbende de declaratie binnen een redelijke termijn betwist, vervalt het recht om derdengelden aan te wenden ter voldoening van deze declaratie. Als derdengelden zijn aangewend ter voldoening van een eigen declaratie, bevestigt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat dit schriftelijk aan de rechthebbende.

Betaling van derdengelden kan enkel plaatsvinden wanneer er een dubbele elektronische autorisatie is van minimaal 2 bevoegden.

Wwft

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is verplicht om bij bepaalde aan de advocatuur gerelateerde diensten de cliënt en eventuele uiteindelijk belanghebbende te identificeren en een eventuele ongebruikelijke transactie te melden bij het daartoe aangewezen meldpunt. Een risico-gebaseerde benadering is toegestaan afgestemd op de risico’s van het kantoor in het algemeen (type dienstverlening en aard en omvang van het kantoor) en op de risico’s van een concrete zakelijke relatie of transactie. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is bekend met de bepalingen van de wet en geniet periodiek opleidingen die hen in staat stellen een cliëntenonderzoek goed en volledig uit te voeren en eventuele ongebruikelijke transacties te herkennen.

Beheer dossiers

Pijnse van der Aa B.V. werkt zo min mogelijk met papieren documenten. Mocht dit anders zijn dan worden dossiers na gebruik door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat opgeborgen in de dossierkast en in ieder geval aan het einde van een werkdag enkel toegankelijk voor betrokken medewerkers die een geheimhoudingsverklaring hebben getekend. Alle dossiers worden op dezelfde wijze ingedeeld. Hierdoor is het mogelijk om snel relevante informatie te vinden over een bepaalde zaak. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat is verantwoordelijk voor de indeling en volledigheid. Dossiers worden als volgt ingedeeld: stukken omtrent de intake, de opdrachtbevestiging, communicatie met de cliënt, processtukken, financiële registratie, overige stukken en resultaat controle Wwft.

Het is belangrijk dat door de bij de opdracht betrokken personen gemakkelijk (digitaal) in de dossiers gezocht kan worden. Het dossier is te allen tijde up-to-date. Na de financiële afhandeling van een zaak wordt het dossier opgeschoond en opgeborgen in het archief. Indien er sprake is van een zaak die onder de Wwft valt, registreert de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de gegevens met betrekking tot de naleving van de verplichtingen uit de Wwft (het cliëntenonderzoek en eventuele meldingen) in een apart (sub)dossier. Op deze wijze kan altijd worden aangetoond dat de Wwft correct is nageleefd zonder dat in het zaaksdossier gekeken hoeft te worden.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat legt gemaakte afspraken en gevoerde gesprekken schriftelijk vast in het dossier van de cliënt. Uiteraard voegt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat ook processuele stukken en bewijsstukken aan het dossier toe. Dit is van belang voor eventuele bewijsvoering, maar ook voor het geval een andere advocaat de zaak dient waar te nemen.

Processtukken worden aan het dossier toegevoegd. Een kopie hiervan wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan de cliënt. Indien nodig wordt de cliënt tijd geboden om de stukken door te nemen en goed te keuren. De cliënt wordt de mogelijkheid geboden contact op te nemen als er sprake is van onduidelijkheden.

Bereikbaarheid

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat informeert de cliënt en (externe) waarnemer over zijn aanspreekbaarheid en bereikbaarheid. De contactgegevens van het kantoor staan gepubliceerd op de website en in de online telefoongids. De contactgegevens worden actueel gehouden.

Planning en termijnen

Verschillende werkzaamheden hebben verschillende prioriteiten. Een goede planning is voor een goede praktijkvoering onontbeerlijk. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat spant zich ervoor in zaken tijdig af te handelen. Ingeval hij advoactuur gerelateerde werkzaamheden verricht is het agendasysteem op zodanige wijze ingericht, dat kan worden gewaarborgd dat termijnen niet worden overschreden.

Vervanging

In geval van (plotselinge) afwezigheid moet de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat terstond vervangen kunnen worden. Daarom is op schrift vastgesteld hoe vervanging bij afwezigheid geregeld is. De cliënt wordt schriftelijk op de hoogte gesteld bij langdurige of permanente vervanging in een zaak.

Afsluiting

Nadat de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de laatste juridische handeling in een zaak heb verricht, wordt overgegaan tot de financiële afsluiting van het dossier. Voordat een einddeclaratie aan de cliënt wordt verzonden, controleert de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat of alle nota’s en eindnota’s van derden al in het dossier zijn opgenomen. Indien de nota’s van derden niet binnen 14 dagen na de laatste juridische handeling zijn ontvangen, wordt de cliënt schriftelijk op de hoogte gesteld van het uitstel van de financiële afsluiting.

Voor het geval van of voor de cliënt bedragen op de derdengeldenrekening staan, zie de beschrijving derdengelden.

In geval van toevoeging wordt een uitdraai gemaakt van de aan de zaak bestede uren. Deze wordt door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gecontroleerd en op de toevoeging ingevoerd. Geschreven uren worden als zodanig aangemerkt, eventuele openstaande verschotten worden zo spoedig mogelijk bij de cliënt in rekening gebracht.

Archivering

Het dossier van een cliënt wordt als afgesloten aangemerkt zodra de laatste financiële afhandeling heeft plaatsgevonden. Voordat het dossier kan worden gearchiveerd schoont de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat het dossier op. Stukken worden indien nodig in de financiële administratie opgenomen of aan de cliënt retour gezonden. Alle dossiers die worden aangelegd worden op overzichtelijke wijze bewaard in het archief. Er wordt aan de cliënt medegedeeld dat het dossier gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn zal worden gearchiveerd.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat hanteert een uniforme werkwijze wanneer het gaat om het archiveren van cliëntdossiers. Archivering van de dossiers waarborgt de vertrouwelijke behandeling van de gegevens. Archivering van de dossiers gebeurt op inzichtelijke wijze. Ook na archivering garandeert kantoor de toegankelijkheid met betrekking tot de dossiers en de dossiergegevens.

Wettelijke termijn

De dossiers en gegevensdragers dienen conform de wettelijke termijn te worden bewaard. Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak, bewaartermijn van administratieve gegevens 7 jaar, bewaartermijn gegevensdragers 7 jaar, bewaartermijn op grond van de AWR 7 jaar en neerlegging van de praktijk 5 of 20 jaar, verjaringstermijn voor beroepsfouten 5 of 20 jaar.

Informatiemanagement

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat werkt met vertrouwelijke informatie. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zorgt ervoor dat de beveiliging van deze informatie van adequaat niveau is. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gaat bewust om met informatiebeveiliging en neemt de nodige (technische) beschermingsmaatregelen, onder andere om de kans op een cyberaanval of datalek zo klein mogelijk te maken. Het netwerk, de servers en alle computers binnen kantoor zijn beveiligd, en informatie wordt beveiligd opgeslagen. Verder zorgt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat ervoor dat onbevoegden geen toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens.

Geïnstalleerde software wordt zo goed mogelijk up-to-date gehouden en er wordt prioriteit gegeven aan beveiligingsupdates. Er zijn specifieke maatregelen genomen om apparaten als laptops, smartphones en tablets veilig te maken. Er wordt altijd ten minste een pincode of wachtwoord gebruikt om een computer of smartphone te ontgrendelen. De apparaten kunnen alleen via een sterke authenticatie contact maken met het bedrijfsnetwerk, en worden volledig gescand voordat ze met het netwerk worden verbonden. Er wordt zorgvuldig omgegaan met het gebruik van draadloze netwerken binnen of buiten kantoor, teneinde het risico van afluisteren of hacking zo beperkt mogelijk te houden. Bij voorkeur via een VPN-verbinding, omdat mobiele datanetwerken niet per definitie veilig zijn.

Risico’s verbonden aan het gebruik worden zoveel mogelijk vermeden, zodat de interne ICT-structuur optimaal beschikbaar blijft voor gebruik. Om aanvallen op kantoorsystemen te kunnen detecteren, wordt het internetverkeer gemonitord. Binnenkomend internetverkeer en e-mailverkeer wordt door firewalls, speciale antivirus- en antispyware software zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen, spyware, ransomware en soortgelijk ongerief. Bevat een e-mailbericht een virus of spy-/ransomware, dan wordt het automatisch tegengehouden en worden de verzender en ontvanger daarover ingelicht via het virusprogramma. Gevoelige informatie wordt altijd beschermd met een login. Bij het versturen of ontvangen van persoonsgegevens of bij het inloggen op systemen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van een versleutelde verbinding.

Wordt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat onverhoopt toch met een informatiebeveiligingsincident geconfronteerd, dan doet hij er alles aan de schade zo beperkt mogelijk te houden. Het kantoor zorgt voor voldoende capaciteit om snel te reageren op een beveiligingsincident. De te nemen acties zijn als volgt: allereerst, al dan niet via technische ondersteuning, wordt de controle teruggewonnen over de systemen, waarna onderzoek wordt gedaan naar wat er heeft plaatsgevonden en welke passende maatregelen moeten worden genomen. Dit kan inhouden dat de systemen tijdelijk buiten gebruik worden gesteld om verdere invloed van buitenaf te voorkomen. Vervolgens, worden de beveiligingsincidenten geadministreerd. Verder zal een crisis- en communicatieplan worden opgesteld om betrokkenen op de hoogte te brengen. Ten slotte, indien noodzakelijk, zal melding worden gemaakt van het incident.

De software en opgeslagen gegevens van het kantoor dienen in het geval van een calamiteit zo spoedig mogelijk hersteld te kunnen worden. Regelmatig worden hiertoe back-ups gemaakt.

Risicomanagement

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat heeft de verantwoordelijkheid naar het personeel en de cliënten om rekening te houden met calamiteiten en het treffen van voorzieningen om de omvang van de schade te beperken. Het is van belang om te inventariseren waar de organisatie het meeste risico loopt en wat de maatregelen zijn die getroffen (kunnen) worden om de schade te beperken. Indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat werkzaamheden verricht die een hoger dan normaal risico voor het kantoor met zich meebrengen, inclusief afwijkend toezicht en meldplicht, pleegt hij voorafgaand overleg. Indien nodig neemt hij contact op met de deken.

Relatie met de cliënt

Wanneer een potentieel nieuwe cliënt contact opneemt met het kantoor, bepaalt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat eerst wat er bij de cliënt speelt (zie ook artikel 4.1, tweede lid, van de Voda). Indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat constateert dat hij niet over de vereiste kennis en kunde beschikt, verwijst hij, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft, de cliënt door naar een andere advocaat. Indien hij wel over de vereiste kennis beschikt, zal hij een kennismakingsgesprek inplannen. Tijdens dit gesprek dient helder te worden of hij de cliënt echt kan helpen.

Het is in het belang van de goede praktijkuitoefening van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat en het vertrouwen van de samenleving in de advocatuur dat advocaten weten wie hun cliënt is. Het is evenzo belangrijk dat de diensten van advocaten niet worden misbruikt voor onwettige activiteiten (zie ook de artikelen 7.1, 7.2 en 7.3 van de Voda).

In de Voda is een aantal bepalingen rondom de gegevensverificatie opgenomen. Zo is de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat verplicht zich bij aanvaarding van de opdracht te vergewissen van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht namens de cliënt verstrekt, tenzij de aard of de omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken (artikel 7.1, eerste lid).

Ook moet worden nagegaan of in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten. (artikel 7.1, tweede lid). Er mag worden afgegaan op de juistheid van de door de cliënt verstrekte gegevens zolang in redelijkheid aanwijzingen van het tegendeel ontbreken (artikel 7.2, eerste lid).

Indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gerede twijfel heeft, dan wel indien er omstandigheden zijn die gerede twijfel rechtvaardigen, over de juistheid van de door of namens de cliënt verschafte gegevens, de identiteit van de cliënt of de tussenpersoon, stelt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat een onderzoek in naar de juistheid van de verschafte gegevens, de achtergrond van de cliënt, de tussenpersoon onderscheidenlijk het doel van de opdracht, tenzij de aard of omstandigheden van de zaak dit onmogelijk maken (artikel 7.2, tweede lid).

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat onthoudt zich van de verlening van diensten of legt een opdracht neer, indien hij in redelijkheid niet in voldoende mate de gegevens, bedoeld in de artikelen 7.1 en 7.2 heeft verkregen, of indien in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opgedragen diensten strekken tot de voorbereiding, ondersteuning of afscherming van onwettige activiteiten (artikel 7.3).

Nadat een afspraak met een cliënt is gemaakt, wordt een schriftelijke bevestiging van de afspraak naar de cliënt verzonden. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zorgt ervoor dat de cliënt een zo volledig mogelijk beeld van zijn werkzaamheden krijgt. Op deze wijze kan latere ontevredenheid of onduidelijkheid voorkomen worden.

Na ontvangst maakt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de cliënt duidelijk welke onderwerpen tijdens de intake besproken zullen worden en wat het doel is van dit gesprek. De cliënt wordt de ruimte geboden om zijn verhaal te doen en om vragen aan de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat te stellen.

De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat stelt vast wat de aard en omvang van de zaak is. Als de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de aard en omvang van de zaak heeft vastgesteld, maakt hij, voor zover mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid van hetgeen de cliënt verlangt.

Tijdens het intakegesprek krijgt de cliënt een goede uitgebreide voorlichting over zijn zaak. De cliënt wordt, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft, door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat geïnformeerd over de volgende elementen: de werkzaamheden van de advocaat (o.a. met wie de cliënt de overeenkomst van opdracht sluit, en wie betrokken is bij de opdracht), het belang van de zaak. Verder worden de kansen en eventuele gevolgen van bepaalde (rechts)handelingen gespecificeerd en wordt ook aandacht besteed aan de mogelijkheden van cassatie, de kosten daarvan en wie de cassatie zal uitvoeren, alsmede het te verwachten tijdsbeslag. Ten slotte wordt duidelijkheid verschaft over de financiële consequenties (uurtarief, eventueel bijkomende kosten). de manier van communiceren (telefoon, post, e-mail) en de bereikbaarheid van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat. Bij elk intakegesprek wordt nagegaan wat voor soort dienst de cliënt vraagt en of de Wwft van toepassing is.

Wanneer tijdens het intakegesprek overeenstemming met de cliënt is bereikt over de opdracht, wordt een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de cliënt toegezonden. De opdrachtbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens: persoonsgegevens van de cliënt, een omschrijving van de zaak en een plan van aanpak of een aanzet daartoe, vermelding van de naam van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat, de financiële consequenties. een korte omschrijving van de te verrichten werkzaamheden, de van toepassing verklaring van de kantoorklachtenregeling en een forumkeuze bij geschillen.

Tijdens het intakegesprek met een nieuwe cliënt geeft de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat duidelijk aan wanneer hij contact met de cliënt opneemt. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat voorziet zijn cliënt, gevraagd en ongevraagd, tijdig van alle voor hem belangrijke informatie.

De cliënt wordt van alle handelingen en ontwikkelingen in een zaak op de hoogte gehouden. Ook wanneer een zaak voor langere tijd wordt waargenomen door een andere advocaat wordt de cliënt hiervan op de hoogte gesteld. De cliënt dient voldoende tijd te krijgen om de stukken goed te keuren.

Correspondentie met cliënten en relaties vindt zoveel mogelijk schriftelijk plaats op briefpapier van kantoor of per beveiligde e-mail.

De voortgang van een zaak, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft, wordt schriftelijk gedocumenteerd in het dossier. Alle handelingen en contactmomenten worden vastgelegd. Ook worden kopieën van brieven en andere schriftelijke gegevens aan het dossier toegevoegd. Zo ook e-mails. Het dossier zal na de financiële afhandeling opgeschoond en vervolgens in het archief geplaatst worden.

Een voor de cliënt belangrijk aspect is de financiële kosten van de dienstverlening. Daarom wordt hier tijdens het intakegesprek apart aandacht aan besteed. Bij de toezending van de opdrachtbevestiging wordt dit nogmaals bondig weergegeven. Ook wanneer de cliënt in aanmerking komt voor speciale tarieven of gefinancierde rechtsbijstand, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft, worden de kosten toegelicht door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat, in het bijzonder de hoogte van de eigen bijdrage.

Indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat gaandeweg blijkt dat bij de cliënt onduidelijkheid bestaat over de financiële aspecten verschaft de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zo spoedig mogelijk helderheid. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat communiceert op basis van de informatie die naar voren komt tijdens het intakegesprek onderstaande punten duidelijk aan de cliënt bij het behandelen van de financiële consequenties. Hieronder vallen de te verwachten vergoeding voor de dienstverlening. Hierbij maakt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zo nauwkeurig mogelijk een inschatting, zodat voor de cliënt duidelijk is welke kosten hij kan verwachten, eventuele bijkomende kosten, zoals, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft, griffierrecht en kosten van derden, de mogelijke uitspraken van de rechter met betrekking tot de proceskosten en de in deze zaak te verwachten uitkomst, de wijze en frequentie van declareren, of en wanneer gebruik gemaakt wordt van voorschotten en op welke wijze deze voorschotten verrekend worden. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat kan met de cliënt afspreken om het aantal te declareren uren vooraf te begroten en dit bedrag na afloop van de procedure te verrekenen.

Indien van toepassing worden de regels en afspraken over het ontvangen en beheren van gelden voor de cliënt besproken. Hoofdregel is dat de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de cliënt hiervan op de hoogte zal houden en zo spoedig mogelijk na afloop van het geschil dit bedrag zal verrekenen. Dit zal uiterlijk binnen 5 werkdagen moeten plaatsvinden. Er mogen slechts gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken worden aangenomen of bewaard, indien de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zich ervan heeft vergewist welke gelden, geldswaardige papieren, kostbaarheden of andere zaken het betreft en zich ervan heeft overtuigd dat dit in het kader van een door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat behandelde zaak een redelijk doel dient

Verder dient overeenstemming te worden bereikt over de toepaselijkheid van de algemene voorwaarden die het kantoor hanteert inzake betalingstermijnen, incassoregelingen en de aansprakelijkheidsregeling. Indien er door verandering van werkwijze extra kosten te verwachten zijn wordt dit vooraf kenbaar gemaakt aan de cliënt.

Gedurende het kennismakingsgesprek wordt duidelijk om wat voor zaak het voor de cliënt gaat. Op basis van de verkregen informatie bepaalt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat welk uurtarief wordt gehanteerd.

Vertrouwelijkheid

De vertrouwelijkheid van de relatie tussen de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat en zijn cliënt staat centraal in de beroepsuitvoering. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat waarborgt onder alle omstandigheden de geheimhouding. Dit geldt temeer indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft.

Alle interne en externe personen die op enige wijze toegang krijgen of kunnen krijgen tot relevante gegevens van dossiers en/of cliënten tekenen vooraf een geheimhoudingsverklaring. Dit wordt beschreven in een overeenkomst van opdracht of in een separate geheimhoudingsverklaring. Voor de ondertekening verifieert de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat de identiteit van de persoon. Indien onduidelijk is of een persoon een geheimhoudingsverklaring heeft getekend, gebeurt dit uit voorzorg nogmaals. Tevens draagt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zorg voor de verklaringen van overige personen die toegang tot relevante gegevens kunnen krijgen. De ondertekende verklaringen worden in een speciaal daarvoor bestemde ordner bewaard.

Kwaliteit derden

In de praktijk komt het voor dat externe deskundigen worden geraadpleegd. Alle deskundigen ondertekenen een geheimhoudingsverklaring, indien zij toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. Zodra de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat een deskundige inschakelt, wordt de cliënt hierover binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen schriftelijk op de hoogte gesteld. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat bewaakt de kwaliteit van de afgeleverde dienst en is hiervoor verantwoordelijk.

Betrekken oordeel cliënt verbeteren dienstverlening

Van elke cliënt wil kantoor graag de tevredenheid na afloop van een zaak meten. Met cliënten, aan wie het kantoor op regelmatige basis diensten verleent, worden afspraken gemaakt over periodieke evaluatie.

Klachtenregeling

Advocaten moeten een kantoorklachtenregeling hebben. In deze regeling liggen de procedure en werkwijze vast die de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat of het kantoor volgt als een cliënt zich daartoe wendt met een klacht. De kantoorklachtenregeling eveneens van toepassing is op de onder de verantwoordelijkheid van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat werkzame personen.

Klachten over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening en de hoogte van de declaratie dienen schriftelijk te worden ingediend. De klagende partij ontvangt vervolgens een beschrijving van de medewerker die belast met de afhandeling van de klacht, die daarmee functioneert als klachtenfunctionaris.

Binnen een maand na ontvangst van de klacht ontvangt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk en met redenen omkleed in kennis stelt van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen. Indien de klachtenfunctionaris afwijkt van de termijn, doet hij daarvan met redenen omkleed mededeling aan klager en degene over wie is geklaagd, onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de gegrondheid van de klacht wordt gegeven.

De klager en degene over wie is geklaagd worden in de gelegenheid gesteld een toelichting te geven op de klacht. De klager is geen vergoeding is verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Belangenverstrengeling

Bij binnenkomst van een nieuwe zaak controleert de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat of er sprake is van een tegenstrijdig belang. Indien een tegenstrijdig belang wordt geconstateerd door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat brengt hij de cliënt daarvan op de hoogte en behandelt de zaak niet.

Indien halverwege de behandeling van de zaak blijkt dat er sprake is van een tegenstrijdig belang, wordt door de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat contact opgenomen met de cliënt en informeert hij hem hierover. Dit gebeurt schriftelijk. Daarnaast wordt de opdracht gestaakt. In beginsel zal de cliënt met de meeste anciënniteit voorrang verdienen boven de cliënt met de minste anciënniteit. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat zal, indien hij de behandeling moet staken, de cliënt helpen met het vinden van een nieuwe advocaat, indien het advocatuur gerelateerde werkzaamheden betreft. De cliënt wordt enkel een neutrale mededeling gedaan dat ten gevolge van een mogelijk tegenstrijdig belang de zaak niet in behandeling genomen kan worden. Met het oog op de geheimhoudingsplicht mag hierover geen inhoudelijke mededeling worden gedaan.

In het kader van eventuele belangenverstrengeling zoals bedoeld in de gedragsregels, wordt er administratie van oud-cliënten bijgehouden, voor statistische doeleinden en ‘niet langer dan noodzakelijk’.

Nummerherkenning

Ten behoeve van nummerherkenning zijn de geheimhoudernummers opgegeven aan de algemeen secretaris van de NOvA. Ook is voor deze nummers aangegeven of deze moeten worden doorgegeven aan het systeem van nummerherkenning van de Dienst Justitiële Inrichtingen.

Op kantoor wordt gebruik gemaakt van telefoons met geheimhoudernummer, tenzij zwaarwegende omstandigheden zich daartegen verzetten. De bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat ziet erop toe dat personen zonder verschoningsrecht of een van dat van de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat afgeleid verschoningsrecht geen gebruik maken van de geheimhoudernummers. Mocht een van de nummers oneigenlijk worden gebruikt, dan meldt de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat dit nummer onverwijld bij de algemeen secretaris. Bij wijziging van een of meer van deze nummers geeft de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat hiervan ook zo spoedig mogelijk kennis aan de algemeen secretaris. Bij verlies of diefstal van een mobiele telefoon met geheimhoudernummer laat de bij Pijnse van der Aa B.V. werkzame advocaat dit nummer blokkeren.